Datenschutzerklärung
Hier erfährst du, welche personenbezogenen Daten wir beim Besuch unserer Homepage, bei Anfragen und im VELOCIVO-Kundenportal verarbeiten.
Stand: 23. Oktober 2026
1. Verantwortlicher
Moritz Ettl
VELOCIVO.DIGITAL
Götzmannstraße 13
36269 Philippsthal
Deutschland
E-Mail: Moritz_Ettl@gmx.de
Telefon: 01525 3778528
Diese Erklärung gilt für unsere Homepage unter velocivo-digital.de, www.velocivo-digital.de und velocivo.selfhost.co sowie für unser Kundenportal unter portal.velocivo.selfhost.co.
2. Aufruf der Website und technischer Betrieb
Homepage und Kundenportal werden auf einem von uns betriebenen Server beziehungsweise NAS in Deutschland bereitgestellt. Beim Aufruf werden deine IP-Adresse und die für die Verbindung erforderlichen Anfragedaten verarbeitet. Dazu zählen insbesondere der aufgerufene Pfad, Zeitpunkt, HTTP-Methode und technische Browserangaben; dein Browser kann außerdem die zuvor besuchte Seite als Referrer übermitteln.
Diese Verarbeitung ermöglicht die Auslieferung der Inhalte, den sicheren Betrieb und die Behandlung von Fehlern und Angriffen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einem funktionsfähigen und geschützten Internetangebot.
Webserver, Reverse Proxy und Betriebsumgebung können dabei technische Zugriffs- und Fehlerprotokolle erzeugen. Die Aufbewahrung richtet sich nach dem konkreten Bedarf für Störungsanalyse und Angriffserkennung. Entfällt dieser Bedarf, sind personenbezogene Protokolldaten zu löschen; bei einem konkreten Sicherheitsvorfall kann eine weitere, auf diesen Vorfall begrenzte Aufbewahrung zur Aufklärung oder Rechtsverfolgung erforderlich sein. Eine Nutzung dieser Protokolle für Werbeprofile erfolgt nicht.
3. Kontaktformular, E-Mail und Telefon
Im Kontaktformular verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, das gewählte Thema und deine Nachricht. Die Angabe deines Unternehmens ist freiwillig. Diese Daten benötigen wir, um deine Anfrage zu beantworten, Rückfragen zu stellen und ein mögliches Projekt vorzubereiten. Ohne die Pflichtangaben kann das Formular nicht versendet werden. Du kannst uns auch direkt per E-Mail oder telefonisch kontaktieren; dabei verarbeiten wir die von dir übermittelten Kontakt- und Inhaltsdaten.
Geht es um einen Vertrag oder eine von dir gewünschte Vertragsanbahnung, ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO die Rechtsgrundlage. Andere Anfragen bearbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist die sachgerechte Kommunikation mit Interessenten und Kunden.
Versand und Bearbeitung über GMX
Formularanfragen werden als E-Mail an unser GMX-Postfach übermittelt. Dafür werden die Formularangaben durch den E-Mail-Anbieter verarbeitet: 1&1 Mail & Media GmbH, Zweigniederlassung Karlsruhe, Brauerstraße 48, 76135 Karlsruhe, Deutschland. Der Versand vom Formularserver an GMX erfolgt verschlüsselt per TLS. Eine zusätzliche Kopie der Nachricht wird durch das Formular nicht in einer lokalen Anfragendatenbank gespeichert.
GMX verarbeitet darüber hinaus die beim Mailbetrieb notwendigen Verbindungs- und Zustelldaten. Informationen des Anbieters findest du in den GMX-Datenschutzhinweisen. Für die Kommunikation kann außerdem dein eigener E-Mail- oder Telefonanbieter Daten verarbeiten.
Bitte übermittle nur Informationen, die wir für dein Anliegen benötigen. Das Kontaktformular ist nicht zur Übermittlung besonders sensibler Daten vorgesehen.
4. Kundenkonto, Projekte, Support und Dateien
Registrierung und Anmeldung
Bei der Registrierung speichern wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, einen technisch erzeugten Passwort-Hash, die Kontorolle und den Erstellungszeitpunkt. Das Passwort wird nicht im Klartext in der Kontodatenbank gespeichert. Bei der Anmeldung prüfen wir die eingegebenen Zugangsdaten und ordnen dir deine Sitzung zu.
Projekte, Support und Uploads
Wenn du das Portal nutzt, verarbeiten wir zusätzlich die von dir angelegten Projekttitel und Beschreibungen, Projektstatus, Supportbetreff und Nachrichten, unsere Antworten, Bearbeitungsstatus und Erstellungszeitpunkte. Bei Uploads speichern wir den Dateiinhalt, Dateinamen, eine interne Dateikennung, die Zuordnung zu deinem Konto und Projekt sowie den Uploadzeitpunkt.
Die Daten dienen der Projektabwicklung, Zusammenarbeit und Bearbeitung deiner Supportanliegen. Kontodaten, Projekte, Tickets und Dateizuordnungen liegen in einer Datenbank auf unserem Server; hochgeladene Dateien werden dort im zugehörigen Dateispeicher abgelegt. Berechtigte Administratoren können Kundendaten, Projekte, Tickets und Dateien zur Bearbeitung einsehen. Andere Kunden erhalten über das Portal keinen Zugriff auf deine zugeordneten Dateien.
Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit du selbst Vertragspartner bist oder vorvertragliche Maßnahmen anfragst. Handelst du für ein Unternehmen, ist die Verarbeitung deiner geschäftlichen Kontaktdaten gegebenenfalls durch Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gedeckt; unser Interesse ist die Kommunikation und Zusammenarbeit mit den zuständigen Ansprechpartnern.
Die Registrierung ist freiwillig. Ohne Konto stehen die geschützten Portalbereiche nicht zur Verfügung. Eine automatische Löschung von Konten oder Uploads ist derzeit nicht eingerichtet. Wenn du dein Konto oder einzelne Daten löschen lassen möchtest, wende dich bitte an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse. Die rechtlichen Lösch- und Aufbewahrungskriterien unter Ziffer 7 bleiben maßgeblich.
Bitte lade nur Unterlagen hoch, die für das Projekt erforderlich sind und die du uns rechtmäßig zur Verfügung stellen darfst. Falls wir in deinem Auftrag personenbezogene Daten Dritter bearbeiten, können zusätzliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung erforderlich sein; diese Erklärung ersetzt solche Vereinbarungen nicht.
6. FAQ-Chat, Analyse und externe Links
Der FAQ-Chat auf der Homepage arbeitet mit vorbereiteten Antworten direkt in deinem Browser. Seine Texteingaben werden nicht an einen KI-Anbieter oder an unseren Server zur Beantwortung geschickt. Der Chat legt keinen dauerhaften Gesprächsverlauf in Cookies oder im lokalen Browserspeicher an. Der angezeigte Verlauf bleibt während der geöffneten Seite im Arbeitsspeicher; beim erneuten Laden der Seite beginnt er neu.
In der beschriebenen Homepage und dem Kundenportal sind keine Dienste für Werbetracking, externe Besucheranalyse oder externe KI-Auswertung eingebunden. Schriftarten werden über die auf deinem Gerät verfügbaren Systemschriften dargestellt.
Links zu anderen Websites, etwa zur Projektseite von Impuls, stellen keine eingebetteten Drittanbieterinhalte dar. Erst wenn du einen Link öffnest, wird die Zielseite aufgerufen und verarbeitet deine Verbindungsdaten nach ihren eigenen Datenschutzhinweisen.
Wir treffen über diese Anwendungen keine Entscheidungen mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung ausschließlich automatisiert im Sinne von Art. 22 DSGVO. Der FAQ-Chat entscheidet insbesondere nicht über Verträge oder Kundenanliegen.
7. Speicherung, Empfänger und Sicherheit
Wir verwenden deine Angaben für die jeweils genannten Zwecke. Innerhalb von VELOCIVO erhalten nur Personen Zugriff, die ihn für die Bearbeitung oder Administration benötigen. Für E-Mails ist GMX der unter Ziffer 3 genannte Empfänger. Eine Weitergabe an Behörden oder andere Stellen kann aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich sein. Ein Verkauf deiner Daten ist nicht vorgesehen.
Die Website- und Portalanwendung ist auf dem eigenen Server in Deutschland eingerichtet. Eine Übermittlung von Projektdateien oder Chatnachrichten an externe Cloud- oder KI-Dienste ist in diesen Anwendungen nicht eingerichtet. Bei den eigenständigen Verarbeitungen des Mailanbieters gelten zusätzlich dessen verlinkte Informationen, insbesondere zu weiteren Dienstleistern und möglichen Auslandsbezügen.
Wann wir Daten löschen
Die Speicherdauer richtet sich nach dem Anlass und der weiteren Nutzung:
- Anfragen: Nach abschließender Bearbeitung löschen wir sie, sobald keine Rückfragen, anschließenden Vertragsmaßnahmen oder berechtigten Nachweiszwecke mehr zu erwarten sind.
- Konten, Projekte und Support: Die Daten bleiben verfügbar, solange sie für die gewünschte Kontonutzung, laufende oder vereinbarte Projekte und die zugehörige Betreuung benötigt werden. Nach Beendigung dieser Zwecke sind sie zu löschen, soweit keine fortbestehende Grundlage vorliegt.
- Projektdateien: Ihre Speicherung richtet sich nach dem konkreten Projekt und vereinbarten Bereitstellungs- oder Betreuungsleistungen. Nicht mehr benötigte Dateien sind zu entfernen.
- Gesetzliche Nachweise: Soweit einzelne Unterlagen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten unterliegen, werden nur die dafür benötigten Daten für die jeweils geltende Frist auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO aufbewahrt. Eine solche Pflicht rechtfertigt keine pauschale unbegrenzte Speicherung des gesamten Kontos.
- Rechtsansprüche: Daten können im erforderlichen Umfang bis zur Klärung eines konkreten Anspruchs beziehungsweise für dessen maßgebliche Verjährungsfrist aufbewahrt werden. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Diese Kriterien gelten auch für Nachrichten im E-Mail-Postfach. Eine technische Abmeldung oder der Ablauf eines Cookies löscht noch kein Kundenkonto und keine Projektdateien.
Unsere erreichbaren Website- und Portaladressen nutzen HTTPS. E-Mail-Transportverschlüsselung ersetzt keine Ende-zu-Ende-Verschlüsselung; für besonders vertrauliche Unterlagen stimme bitte vorab einen geeigneten Übermittlungsweg mit uns ab.
8. Deine Rechte und Beschwerdemöglichkeiten
Unter den gesetzlichen Voraussetzungen hast du ein Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Wende dich dazu an die unter Ziffer 1 angegebene Kontaktadresse.
Widerspruchsrecht
Bei einer Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kannst du aus Gründen deiner besonderen Situation widersprechen (Art. 21 DSGVO). Wir stellen die Verarbeitung dann ein, sofern wir keine überwiegenden zwingenden Schutzgründe nachweisen können oder sie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
Soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht, kannst du diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die bis dahin erfolgte Verarbeitung bleibt davon unberührt.
Du kannst dich außerdem bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren, insbesondere am Ort deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des vermuteten Verstoßes. Für unseren Standort ist dies insbesondere:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Telefon: +49 611 1408-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de
Informationen und Beschwerdemöglichkeit